創業一點靈
不想被綁住？無人辦公室的經營法則
權自強/微型及個人事業支援與輔導計畫顧問
大約兩年半前，我成立了自己的公司，聘請了第一位員工，當時想的是，自己當老闆，終於可以擺脫朝九晚五的生活，做自己想做的事，不用再幫別人賺錢，也不用再被僵化的公司體制綁住。沒想到，這件事比我想的還複雜！
我發現，如果弄了一間辦公室給員工上班，就一定得要有人在那裡盯著他們，否則，你就會開始擔心他們在辦公室裡會不會偷懶？是不是浪費了你的辦公室租金和水電費？為了監督他們，你必須也像從前一樣準時上班，整天死守在辦公室，而且三不五時就偷看一下員工的電腦螢幕是不是在上網聊天？綁住員工的結果，就是最後把自己也給綁住了！那我在自己的公司上班，和在別人的公司上班又有不同？差別只是在賺的錢多錢少而已。
推責任制 做好份內事
於是，我建立一個全新的工作模式─員工都不用進辦公室上班，真正落實責任制，只要把分內工作做完做好，什麼時候去做、花了多少時間，並沒有那麼重要，重點是最後執行的成果，客戶覺得滿意就好。
員工在家工作上班還有什麼其他優點呢？
1.省下了辦公室租金和各式開支，如果同事有需要辦公設備，我就配發一台NB，如果用電話講公務，或是坐小黃去拜訪客戶，電話費和交通費就實報實銷即可。(審核員工開支，就靠信任機制。)
2.員工不用塞車到公司上班，每天至少可省下1～2小時的交通時間和費用，把那個時間拿來工作或睡覺豈不是更好？
3.員工不用進辦公室上班，所以我不一定非得要聘用住在台北的員工。例如，我們公司最遠曾經有住在上海的同事，現在則分據在深圳、高雄、屏東、台中，以及台北。
4.員工分散各地，讓我更方便去照顧全國不同地點的客戶。不僅省下不少的交通成本，也增加了客戶的信賴度。目前我們公司幾十個客戶的確也是分佈在全國各地。
5.成立一個虛擬團隊，最重要的是用人唯才，比起員工的背景學歷，我更重視能力和責任感。
舉例來說，我們公司的網管工程師和美術設計師，是透過網路和好友推薦而加入團隊，我連他們長什麼樣都沒見過，甚至沒聽過他們的聲音。說不定他們根本是外星人也有可能？
工作效率高 享樂任由他
6.員工不用上下班打卡，我也不用去計較那個人有沒有遲到早退的問題。或許也因此不好計算加班費，但我改用每個人的工作量和執行成果，來決定是不是應該給予額外的獎金。
7.員工如果動作快，工作有效率，自然可以縮短工時，每天他就有更多時間休息和玩樂。根本不用擔心員工會偷懶，因為偷懶的結果，只會影響他自己享樂的時間而已。
當然，辦公室沒人並非完全沒缺點。對內，由於員工互相見到面的機會很少，聚餐、旅遊或訓練想全員到齊，並不是件容易的事；對外，則會遇到新客戶來電洽詢時，剛好我在上課或開會，就得把電話轉給一位比較常坐在電腦前的同事，以免電話漏接。
採線上開會 溝通無礙
很多客戶一開始對這種工作型態也感到不可置信，經過一段時間磨合，慢慢的習慣使用skype和我們開會溝通，特別是透過線上開會，少了很多寒喧客套，可以直接切入重點，大幅減少開會的時間，比從前方便也更有效率。
這種在家工作上班的模式，不見得適用於每間公司，但我認為：請員工來公司，是希望他們幫公司做事，而不是請他們回來管理的，只要給他們愈大的信任，他們就會有愈好的表現。
當然，前提還是在…你必需要先找到真正負責任、有能力的好員工。至於如何考核員工的績效表現？如何透過雲端工具來開會溝通？那就是另一個故事了。
2013-06-14工商時報
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